Most, hogy elindult a nyári szabadságolási szezon, a legtöbb kkv-vezető fejében a családi utazás jár – pedig érdemes lenne már most az ősz-téli céges naptárára is gondolni. Amint lecseng a nyár, azonnal indul a szakmai kiállítások, partnertalálkozók és év végi rendezvények sűrű időszaka, és a jól időzített szervezés pont most, nyáron dől el, nem szeptemberben, kapkodva.
Reggel 8-kor landolsz Düsseldorfban, a tárgyalás mindjárt kezdődik – de a bőröndöd nem érkezett meg az átszállásnál Münchenben, úgyhogy nincs rendes ruhád, ott állsz a reptéri pólóban. Ez már önmagában sem szerencsés kezdés, de a nap még nem ért véget: egy másik ügyfeled épp most hívott, hogy gyorsan megkötnétek egy szerződést, ami jelentősen növelné a megrendelést – csak ehhez egy nappal tovább kellene maradnod, a repülőjegyed viszont nem módosítható. Pedig nem is volt olcsó jegy.
Egy üzleti út igazi tétje nem a repülőjegy ára – hanem az, hogy a csapat a célnál a tárgyalásra és az üzletre tud koncentrálni, nem a logisztikára.
Miért fontos ez most a kkv-knak?
A kis- és középvállalkozások adják a magyar GDP több mint felét és a foglalkoztatottak közel háromnegyedét, mégis a legritkább esetben van náluk dedikált utazásszervező kolléga – a feladat azé, aki a legjobban bír vele, vagy akin rajta marad. Eközben az üzleti utazás világa 2026-ban egyre inkább az adatvezérelt, mérhető üzleti értékre épül: a cégek már nem az utazások számát, hanem azok hatékonyságát növelik, és minden útnak konkrét célt kell szolgálnia. Ez a kkv-k számára is releváns – csak náluk a „hatékonyság” sokszor egyet jelent azzal, hogy nem csúszik el egy szerződéskötés egy elkerülhető hiba miatt. Az elmúlt évek során – legyen szó tengeren túli üzleti delegációról vagy olaszországi kapcsolatépítő útról – ugyanaz az öt hiba ismétlődik újra és újra. Ezeket szedtük össze, konkrét példákkal.
Az év második fele: a céges utazások igazi szezonja
Sokan nem gondolnak bele, de a nyári uborkaszezon után rögtön jön a legsűrűbb céges utazási időszak: szeptembertől decemberig zajlik a legtöbb szakmai kiállítás, ágazati konferencia, nemzetközi partnertalálkozó és az év végi vállalati rendezvény. Ezekre a jó szállodai és repülőjegy-kondíciók jellemzően még nyáron lefoglalhatók – aki szeptemberben kezd szervezni, rosszabb áron, kisebb választékkal vág neki ugyanannak az útnak.
KKV TOP 100 tipp: ha tudod, hogy ősszel lesz kiállításod, partnerlátogatásod vagy céges rendezvényed, a helyfoglalást és a szervezés gerincét már most, nyáron érdemes elindítani.
1. hiba: „Majd megoldjuk útközben” – nincs egyértelmű felelős
A legtöbb kkv-nál az utazásszervezés nem folyamat, hanem tűzoltás: valaki lefoglal egy szállodát, valaki más megveszi a jegyet, a transzferről meg senki nem gondoskodik. Egy 15-20 fős delegációnál – ahogy egy londoni üzleti út esetében is történt – ez a szétaprózottság azonnal látszik: van, aki tudja a szálloda címét, van, aki nem, és a határidők is emberenként csúsznak.
KKV TOP 100 tipp: egyetlen kontaktpont kell – belső vagy külső –, aki az utazás minden szálát összefogja, és akihez a csapat egy kérdéssel fordulhat kétség esetén. Érdemes végiggondolni: biztosan a HR-es vagy a marketinges kolléga tudja ezt a legjobban?
2. hiba: A legolcsóbb jegy nem a legolcsóbb utazás
Egy 15%-kal olcsóbb repülőjegy, ami nem módosítható és nem visszatéríthető, az első időpontváltozásnál sokszorosan drágábbá válik egy rugalmas tarifánál. Ez különösen igaz, ahol a program a helyszínen dől el – tipikusan konferenciáknál vagy több állomásos partnerlátogatásoknál. A kiegészítőkről nem is beszélve: mennyi bőrönd fér bele, feladott vagy kézipoggyász, van-e ülőhely-választás, és hogy elfér-e mellette a roll-up is.
KKV TOP 100 tipp: a jegy árát mindig a módosíthatósággal és a kiegészítőkkel együtt kell nézni. Egy tapasztalt partner pontosan tudja, melyik légitársaságnál éri meg a rugalmasságért, kényelemért és személyre szabottságért fizetni, és melyiknél nem.
3. hiba: Az utazást költségnek nézik, nem beruházásnak
Ez a szemlélet miatt döntenek a cégek az utolsó pillanatban, kapkodva – hiszen „csak egy repülőjegy”. Valójában egy jól szervezett, komplex üzleti út új piacokat, partnereket nyithat meg, egy rosszul szervezett út viszont a cég hírnevét is rontja: ha a delegáció a szállodai szoba vagy a transzfer miatt idegeskedik, az elviszi a figyelmet a valódi célról. Ma már ez nem csak külső hírnév kérdése, hanem akár employer branding kérdés is – nem mindegy, hogyan bánunk a kollégákkal, és ők mit gondolnak erről. (Erről egy korábbi cikkünkben részletesebben is írtunk.)
KKV TOP 100 tipp: érdemes már a tervezésnél rögzíteni az út konkrét üzleti célját, és ehhez mérni a szervezés minőségét, nem csak a végösszeget.
4. hiba: Az utazás nem ér véget a jegynél és a szállodánál
A repülőjegy és a szállásfoglalás csak a jéghegy csúcsa – az igazi különbség a „részletekben” van, amire a legtöbb kkv csak akkor gondol, amikor már késő. Néhány kérdés, amit érdemes minden út előtt végiggondolni:
- Hogyan jutsz ki a reptérre, mi lesz az autóddal?
- Van-e utasbiztosítás? Nem azért, mert biztosan baj lesz, hanem hogy elveszett poggyász vagy lekésett csatlakozás esetén a csapat ne a saját zsebéből, kapkodva oldja meg.
- Hogyan jutsz el a reptértől a tárgyalásig?
- Készpénz vagy előre elszámolt tétel?
- Rendben van a számlázás? Kaptál már céges, magyar adószámos számlát külföldi taxitól?
KKV TOP 100 tipp: ezeket a pontokat érdemes egy egyszerű listán végigmenni már a foglalás előtt, ne a reptéren, útközben derüljön ki, hogy valami kimaradt. Vagy bízz meg egy erre szakosodott specialistát.
5. hiba: A csoportos és incentive utaknál a szervezés minősége lemarad a cég minőségétől
Egy külföldi partnerlátogatásnál, csoportos delegációnál vagy jutalomútnál (incentive) nem mindegy, hogy a szervezés ugyanazt a színvonalat képviseli-e, mint maga a megrendelő cég. Ha a delegáció tagjai a helyszínen azzal szembesülnek, hogy nincs, aki koordinálja a csoportot, csúszik a transzfer, vagy a program menet közben „csak valahogy” döcög, az nem a szervező cégen, hanem a küldő cég arculatán üt csorbát – pont akkor, amikor a legjobb benyomást kell kelteni egy új partner előtt.
KKV TOP 100 tipp: minél nagyobb a tét (első találkozó, kulcspartner, csapatépítő rendezvény), annál inkább érdemes olyan szervezésben gondolkodni, ami ugyanazt a precizitást tükrözi, mint amit a cég az üzleti kapcsolataiban képvisel.
Gyors ellenőrzőlista kkv-knak nemzetközi üzleti út előtt
- Van egyetlen felelős, aki az utazás minden szálát átlátja?
- A repülőjegy módosítási feltételei illeszkednek a program bizonytalanságához?
- Tisztázott az út konkrét üzleti célja, amihez a szervezést mérni lehet?
- Rendezve vannak a részletek: reptéri parkolás, utasbiztosítás, helyszíni közlekedés a tárgyalásig?
- Tisztázott, hogy készpénzzel vagy előre elszámolt tételekkel utaztok, és rendezve van a számlázás?
- A csapat tudja, mi a pontos program, cím, időpont – nem csak egy fő tudja?
A nemzetközi üzleti utazások nem a repülőjegy áráról szólnak, hanem arról, hogy a csapat a helyszínen a valódi célra tud koncentrálni – a jegytől és a szállodától a reptéri parkolásig, a biztosításig és a helyszíni közlekedésig minden apró részlet ezt szolgálja, vagy pont ez ellen dolgozik. A fenti öt hiba szinte minden kkv-nál előfordul valamilyen formában, de mindegyik elkerülhető tudatos tervezéssel: ha már nyáron végiggondolod az őszi-téli céges programjaidat, jó eséllyel elkerülöd a szeptemberi kapkodást is.
Ehhez a fajta pontossághoz évek alatt felhalmozott rutin kell, ami minden apró részletre kiterjed, és amit a szakma is elismer: a B2Sky Travelt 2018-ban választották a legjobb céges utazási irodának, 2020-ban és 2022-ben is nemzetközi szakmai elismerésben részesült a szolgáltatás színvonaláért, és a Magyar Turisztikai Ügynökség is évek óta kiemelt partnerének tartja. Ha valaki nem szeretné a fenti hibák egyikét sem a saját bőrén megtapasztalni – legyen szó egyetlen üzleti útról vagy egy több tucat fős delegációról –, érdemes olyan partnert keresnie, aki ezt a fajta precizitást nap mint nap bizonyítja: ilyen a B2Sky Travel is.
A cikk szerzője Kenderes Bálint, a B2Sky Travel (b2sky.hu) alapítója és ügyvezetője, aki 1998 óta dolgozik az utazási szakmában.
